パレート分析で仕事の優先順位をつける方法

投稿者: | 2019年8月3日

皆さんはQC7つ道具という言葉をご存知でしょうか。

メーカーの品質管理部門ではおなじみの用語だと思います。

「QC」はQuailtye(品質)とControl(管理)のイニシャルを合わせたものになります。

QC7つ道具は品質を管理をしてく上で簡単にできる改善に有効な7つのフレームワークの総称です。

この中にパレート分析があり、工場ではおなじみの使用頻度の高いフレームワークとなっています。

ただパレート分析は工場だけではなく、あらゆるビジネスシーンで使用可能なのです。

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業務の優先順位を決めるのに役立つパレート分析

仕事において重要な考え方、それは仕事の優先順位を決めることです。

そして優先順位に従って遂行することです。

優先順位の高い業務は、改善効果や収益の期待が大きいと考えられます。

それらの優先順位の高い業務に集中して処理することで大きなリターンを生むことができます。

つまり費用対効果を考えて業務遂行することができるようになります。

 

それでは優先順位を決定するにはどうすればよいのでしょうか。

優先順位を判断するためにはその業務を数値で評価すること

すなわち定量的に評価することが重要です。

そして業務の評価のフレームワークとして有効なのがパレート分析なのです。

 

それではパレート分析とはどのようなものなのでしょうか。

定量分析ですので、具体例で解説すると理解が進みます。

さっそく具体例を紹介していきます。

 

パレート分析の具体例

ある個人店舗A店の経費の内訳を例にして解説します。

A店の店長は最近になってお店の利益が落ちていることが気になっていました。

何か対策を立てないとこのままでは赤字に転落してしまいます。

そこで利益が落ちている原因を調査しました。

 

まず初めに月別の売上高のトレンドを確認しました。

しかし売上高は落ちておらず、むしろ上昇基調だったのです。

利益は以下の式で成立します。

 

利益=売上―経費

 

つまり経費が売上が落ちていないのに利益が落ちているということで経費の増加を疑いました。

どうして経費が増えたのか?原因を調べるために、

さっそく経費の内訳に関してパレート分析することにしました。

経費で最も多かったものは給料賃金でした。

これは人を雇う以上、高くなるのは仕方がありません。

その次に多かったのが修繕費でした。

お店が出来てから15年が経過して、至る所で修繕する機会が多くなっていたのです。

ひどいときには1か月に1度修繕が必要な機械もありました。

そこで機器の更新をしました。

修繕より更新した方が長い目で見れば経費は抑えられるのです。

この結果、修繕費が抑えられて経費の圧縮に繋がったのでした。

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80対20の法則

パレート分析という言葉が知らなくても80対20の法則という言葉を耳にしたことがある方も多いと思います。

結果の80%は20%の原因(要素)で決まるという法則から来ています。

パレート分析でもこの法則を適用すると優先順位の意思決定に役立ちます。

実例で示した経費の内、全体の80%の経費は給料賃金~租税公課までの6要素で占めていました。

このうち給料賃金や修繕費などの経費金額が多い勘定科目を優先的に改善することで経費削減に大きな効果をもたらします。

逆に、通信費は経費全体の3%でしかありません。通信費をケチっても経費の改善にはつながらないでしょう。

このようにパレート分析は優先順位の決定にも役立つのです。

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